Même si l’actualité tend à promouvoir l’importance de la communication dans les entreprises, il demeure compliqué en tant que nouvel employé de s’insérer dans une organisation et une équipe déjà existante. Et pour cause, il y a une mauvaise préparation de la part de l’entreprise et un manque de communication entre les « anciens » employés et les nouveaux. Pour pallier le stress inutile d’une arrivée mais aussi aider l’employeur à recruter un personnel durable, voici quelques outils et pistes de communication afin d’être prêt à accueillir de potentielles nouvelles recrues dans ton entreprise.  

L’intégration, un processus en trois parties

Contrairement à ce qu’on pense, l’accueil et l’insertion d’un potentiel employé ne se fait pas que le premier jour au travers d’une simple visite des l’entreprise ou encore d’une présentation de son équipe de travail et de son bureau. Le processus d’intégration d’un nouvel employé peut se découper en trois parties, avant son arrivée, le jour de son arrivée et quelques jours voir quelques mois après celle-ci. 

AVANT, préparer l’arrivée de la nouvelle recrue

Avant que le jour-j n’arrive, il est essentiel de préparer l’entreprise et les employés actuels à l’arrivée d’une nouvelle recrue. Pour ce faire, il est conseillé d’annoncer le nouvel employé à l’ensemble de l’organisation, c’est-à-dire donner quelques informations comme son nom, le poste qu’il va occuper, où a-t-il travaillé auparavant si celui-ci était déjà dans le marché de l’emploi. Rappelons qu’une communication simple est parfois la plus efficace et la plus humaine, c’est pour cela que cette petite annonce présentation peut se faire par du porte à porte de bureau en bureau via un simple échange oral. C’est un moment spontané durant lequel on peut également répondre aux éventuelles questions des employés quant à l’arrivée prochaine. On peut aussi faire appel à une personne volontaire qui se chargera de l’accueil et sera un pilier de référence lors de l’arrivée de ce nouvel employé. Réaliser cette action en amont permettra d’organiser une réunion avec cette ou ces personne(s) de référence afin de convenir des moments libres dédiés à la nouvelle recrue. 

Mettre en place un guide d’intégration

Par ailleurs, en supplément de cette communication orale, à quelques jours du jour-j il est intéressant de créer une sorte de kit, un guide d’intégration écrit qui suivrait les nouveaux employés dans leur entrée dans l’entreprise. Ce kit universel pour tous les nouveaux employés reprend les documents essentiels (contrat, contacts clés, plan du bâtiment, etc.), les valeurs véhiculées par l’entreprise, le rôle qu’occupe chaque personne dans celle-ci, etc. c’est-à-dire des informations-clés indispensables à la compréhension et l’adhésion « facile » dans une entreprise. Enfin, il est également important de vérifier l’endroit de travail du nouvel employé c’est-à-dire le bureau, les installations électriques, les différents matériaux qui vont être utilisés, etc. On a tous le cliché des films où l’employé est dans un placard à balai et s’y sent naturellement très peu à l’aise. En ayant un environnement de travail prédéfini et déjà prêt, l’employé se sentira intégré dès son arrivée. 

JOUR-J, accueillir correctement son nouvel employé

Le jour de l’arrivée du nouvel employé, l’accueil se fait avec la ou les personne(s) responsable(s) et dans l’idéal le patron de l’entreprise. La remise du livret d’intégration peut se faire immédiatement où après la visite des locaux de l’entreprise. Il est important que la communication soit spontanée afin que la recrue comprenne l’essentiel de l’entreprise. On peut également, après quelques jours dans l’entreprise, proposer un rendez-vous avec la ou les personne(s) responsable(s) et l’employeur afin de fixer des moments dans les agendas pour se rencontrer et faire le point sur l’intégration dans l’entreprise. 

C’est à ce moment qu’il est également important de véhiculer les valeurs de l’entreprise (bienveillance, agilité, coopération, etc.). Ces dernières peuvent être communiquées par n’importe quels membres. Cela peut être personne chargée de l’accueil de l’employé, employeur ou même les autres personnes de l’entreprise. Pour impliquer davantage le nouvel arrivant, on peut également communiquer quant aux projets en cours et futurs de l’entreprise. 

À l’échelle plus large, on peut également organiser des activités d’intégration comme des after-work avec tous les employés, un petit déjeuner, des formations avec toute l’équipe ou encore un parcours sous forme de « jeu » qui permet la découverte de l’entreprise.  

APRÈS l’arrivée, prolonger l’intégration

Comme expliqué dans le point ci-dessus, des rendez-vous sont prévus entre le nouvel employé et l’employeur avec la présence du tueur chargé de l’accueil de ce premier. Durant ces rendez-vous, nous avons souligner l’importance de communiquer sur l’entreprise, que ce soit sur ses valeurs, sur ses objectifs, sur ses projets… L’arrivée d’une nouvelle personne dans l’entreprise est également un moyen de repérer les éléments forts de celle-ci et les pistes d’amélioration à solutionner. Une personne fraichement arrivée repèrera davantage les éventuels dysfonctionnements d’une entreprise. Les rendez-vous ponctuels du nouvel employé peut également être un moyen qu’il communique sur l’entreprise. Pour ce faire, on peut demander à la nouvelle recrue de rédiger ce qu’on appelle un rapport d’étonnement. Non seulement ce rapport éveillera sa curiosité, lui fera communiquer avec plusieurs personnes cadres de l’entreprise, mais il permettra aussi d’identifier les éléments neufs à mettre en place dans l’entreprise. Le nouvel employé aura donc un sentiment d’appartenance et de crédibilité puisqu’il sera impliqué dans l’amélioration de l’entreprise. 

En conclusion, le processus d’intégration d’un nouvel employé est très important pour toutes les entreprises car il permet la pérennité de celles-ci. En effet, l’importance de communiquer de manière orale ou écrite permet au nouvel arrivant d’entrer correctement dans son nouvel environnement. La mauvaise intégration d’un employé aura des conséquences négatives sur l’entreprise, c’est pour cela que le processus d’accueil n’est pas à délaisser par les entreprises. Rappelons que 69% des employés ont davantage de chance de rester dans une entreprise si le processus d’intégration mis en place à son arrivée est réussi. L’importance de la communication dans n’importe quel sens et de n’importe quelle façon permet un sentiment de confiance et une productivité plus rapide et plus riche. 

Si tu veux des conseils sur la création d’un livret d’accueil, voici un article qui pourrait t’aider https://reussir-son-management.com/comment-creer-un-livret-daccueil-adapte-pour-les-nouveaux-employes/

Plus d’informations sur la communication interne et sur ce qu’est une entreprise agile, n’hésite pas à consulter le lien suivant http://decodagecom.be/entreprise-agile-en-3-minutes/